Bấm vào Số hóa và chọn Nhiều văn bản
Cách 1: Số hóa nhiều văn bản có cùng cơ quan ban hành, tên văn bản, thể loại văn bản, người ký
Bước 1: Nhập các thông tin cơ quan ban hành, tên văn bản, thể loại văn bản, người ký vào thông tin mặc định như hình bên dưới
Bước 2: Bấm vào nút Thêm văn bản để thêm các văn bản cần số hóa
Bước 3: Nhập các thông tin khác: số văn bản/ký hiệu, ngày ban hành, trích lục
Bước 4: Bấm nút File để tải file đính kèm của văn bản
Bước 5: Bấm nút Lưu để lưu lại. Sau khi chắc chắn đã đúng hết thông tin thì bấm vào nút Hoàn Tất để thực hiện số hóa.
Cách 2: Số hóa nhiều văn bản từ file excel có sẵn
Nếu thầy cô đã có thông tin các văn bản cần số hóa trên file excel thì hệ thống hỗ trợ import thông tin nhiều văn bản cần số hóa trực tiếp từ file excel.
Bước 1: Nhập thông tin cơ quan ban hành
Bước 2: Bấm nút Thêm từ excel hệ thống hiện ra bảng như hình
Lưu ý các thông tin:
- Hàng bắt đầu: là hàng bắt đầu lấy dữ liệu trong file excel
- Số ký hiệu: điền vào tên cột excel có thông tin số ký hiệu. Mặc định là cột B nếu là cột khác thì nhập lại số cột vào đây.
- Ngày ban hành: điền vào tên cột excel có thông tin ngày ban hành.Mặc định là cột C nếu là cột khác thì nhập lại số cột vào đây.
- Trích lục: điền vào tên cột excel có thông tin trích lục. Mặc định là cột D nếu là cột khác thì nhập lại số cột vào đây.
- Người ký: điền vào tên cột excel có thông tin người ký. Mặc định là cột F nếu là cột khác thì nhập lại số cột vào đây.
Bước 3: Bấm nút C để chọn file excel. Hệ thống sẽ tự động import thông tin từ file excel
Bước 4: Nhập các thông tin còn thiếu và Bấm nút File để đính kèm file văn bản
Bước 5: Bấm nút Lưu để lưu lại. Sau khi chắc chắn đã đúng hết thông tin thì bấm vào nút Hoàn Tất để thực hiện số hóa.
Cách 3: Import nhanh các file văn bản cần số hóa
Bước1: Bấm nút File để tải file đính kèm của các văn bản cần số hóa
Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin và Bấm nút Lưu để lưu lại. Sau khi chắc chắn đã đúng hết thông tin thì bấm vào nút Hoàn Tất để thực hiện số hóa.
Lưu ý: Trong phần thống kê có thống kê theo tiêu chí số trang. Để hệ thống có thể đếm được số trang thì file văn bản tải lên hệ thống phải là định dạng PDF.